5. Bedrijfsvoering

In 2022 hebben we de lijn doorgetrokken naar verdere optimalisatie van onze automatiseringsomgeving. Dat heeft geresulteerd in een volledige digitale (werk)omgeving voor elke medewerker, of het nu thuis of op kantoor is. Hoewel de periode van het verplicht 100% thuiswerken als gevolg van de pandemie niet meer aan de orde is, zal het thuiswerken niet meer uit onze manier van werken verdwijnen. Medewerkers ervaren het thuiswerken als net zo productief en door het verder optimaliseren van de faciliteiten, is dat ook niet zo verwonderlijk. Al met al kan gesteld worden dat de pandemie  het digitaal werken in een stroomversnelling heeft gebracht. Daar waar menig collega van mening was, dat hij/zij absoluut op kantoor moest zijn, heeft de pandemie daar ervoor gezorgd dat, noodgedwongen deze mening moest worden herzien. Belangrijke voorwaarde was, dat de mogelijkheden om thuis te werken door met name ICT moesten worden gefaciliteerd. Die handschoen is vanaf 2020 door ICT opgepakt en daar plukt de organisatie tot op de dag van vandaag nog de vruchten van.  
Persoonlijke ontwikkelingen in 2022 heeft een enorme druk op ICT gelegd. Vertrek van collega's hebben het team geen goed gedaan. Ondanks dat heeft het team de interne dienstverlening altijd in het oog gehouden. Vanaf de bouwvak 2022 is begonnen met het bouwen aan een stabiele werkomgeving en het kunnen doorontwikkelen van het team. Kijkende waar het team vandaan komt, kan worden vastgesteld, dat de nodige stappen zijn gezet. De komende tijd zal daar een vervolg op moeten worden gegeven. Er staan nog veel mooie uitdagingen op de rol en met vol enthousiasme zal het team in 2023 daar uitvoering aan geven. Denk daarbij o.a. aan het ontwikkelen van een I-visie en het implementeren van de Wet Open Overheid (WOO).

Wij zien in 2022 dat het hybride werken een gewoonte is geworden en dat veel medewerkers niet meer volledig terug willen naar kantoor. De Moderne Werkplek, waar we vlak voor de Corona periode mee zijn gestart, zorgt voor een vlotte, betrouwbare en veilige werkplekomgeving en sluit aan bij de beginselen van Het Nieuwe Werken (HNW) en Tijd en Plaats Onafhankelijk Werken (TPOH).

De techniek, als onderdeel van de Moderne Werkplek, wordt ook bijgehouden. Zo is destijds gestart met Windows 10, nu is Windows 11 de basis.

Ook de gemeenteraad maakt sinds de laatste raadsperiode gebruik van dit platform en volgt het IT-beveiligingsbeleid van de gemeentelijke organisatie, mede door de inzet van een beveiligde iPad.

In 2022 zijn de eerste functionaliteiten van de nieuwe Microsoft 365 licentie in gebruik genomen. Zo is er voortdurend aandacht voor nieuwe functionaliteiten waarin we het werk van onze medewerkers optimaal kunnen ondersteunen.

In 2022 hebben diverse vergader- en projectruimtes de mogelijkheid gekregen om hybride vergaderingen te kunnen voeren. Daarnaast voorziet de raadzaal sinds december 2021 in die mogelijkheid. Voor ruimtes die niet over deze faciliteiten beschikken, bieden we met behulp van verrijdbare schermen de mogelijkheid om alsnog hybride te kunnen vergaderen.

Gemeente Noordenveld hanteert al enige jaren de ambitie "cloud tenzij", bijvoorbeeld wanneer bestaande informatiesystemen tijdens een natuurlijk moment vervangen dienen te worden.
Vooruitlopend richting het moment dat er normaliter investeringen gedaan moeten worden om hardware te gaan vervangen, hebben we in 2022 voorbereidingen getroffen om - op een veilige en betrouwbare manier - gebruik te kunnen maken van publieke cloud diensten van Microsoft.

Veldnet wordt meer en meer gebruikt als startpagina voor het werk. 59% van de collega’s is actief op Veldnet met het plaatsen en/of reageren op berichten, de overige collega’s lezen berichten, maar plaatsen zelf niets. Door middel van workshops hebben in 2022 zo’n 200 collega’s inzicht gekregen in de mogelijkheden die Veldnet biedt en hoe je slim digitaal kunt samenwerken. De integratie van Veldnet met Teams, Microsoft 365 en Sharepoint biedt hier prima mogelijkheden voor, maar om er goed gebruik van te kunnen maken, moet je wel begrijpen hoe het werkt. Deze cursussen zijn voor nieuwe medewerkers vast onderdeel van het inwerkprogramma.
In 2022 zijn er ook diverse groepen op Veldnet bijgekomen waarin samengewerkt wordt met externen (gastgebruikers). Steeds meer collega’s ontdekken de voordelen van digitaal samenwerken, ten opzichte van het rondmailen van bestanden; ook met externen.

In 2022 waren de onderwerpen Informatiebeveiliging en Privacybescherming belegd als rol bij de Adviseur(s) ICT en Functionaris Gegevensbescherming. Een onwenselijke situatie, aangezien verstrengeling van werkzaamheden op de loer lag. Het werven van een CISO/Privacy Officer was gewenst en feitelijk gezien noodzakelijk. In het najaar 2022 is gestart met het opstellen van een functieprofiel en inmiddels is een CISO/Privacy Officer aan de slag gegaan.
Los van deze nieuwe functie, heeft het team ICT niet stilgezeten. Informatieveiligheid en -beveiliging zijn grote thema's binnen overheidsland en het team heeft in 2022 daar de nodige stappen in ondernomen. Zo zijn er diverse campagnes gevoerd ten aanzien van bewustwording. Hier is uitvoering aan gegeven door het uitvoeren van e-mail phishing-simulaties, het bezoek door een mystery-guest en mystery-caller actie. Daarnaast werden er ook regelmaat diverse privacy- en security gerelateerde nieuwsberichten geplaatst op het interne informatieplatform voor medewerkers. De resultaten vanuit deze campagnes worden meegenomen als input voor het bewustwordingsprogramma 2023-2024, op te stellen door de CISO/Privacy Officer.

De gemeente Noordenveld werkt al jaren op meerdere vlakken en vakgebieden digitaal. Hierbij is altijd een afweging gemaakt op de basis van de meerwaarde en het bewust kiezen waar en hoe digitaal werken op de juiste wijze ingezet kan worden. Ook in 2022 hebben er meerdere projecten plaats gevonden op het gebied van digitalisering en digitaal werken. Als ondersteunende dienst, bedient informatisering de interne maar ook externe klanten. Dit houdt in dat er klantgericht en op maat gericht service wordt verleend in de breedste zin van het woord.  

De vakgroep DIV beheert meer dan over 300 jaar aan documentaire informatie. 2022 stond in het teken van meerdere migraties naar o.a. het -digitale- archiefsysteem MAIS-Flexis. Ook zijn er slagen gemaakt in het afvoeren van fysieke archiefbescheiden en de wettelijke verplichtingen rondom vernietiging.

De vakgroep functioneel beheer heeft zich in 2022 voornamelijk bezig gehouden met het zo optimaal inzetten en benutten van ICT middelen voor de medewerkers. Dit alles gaat altijd gepaard met verandering en daarom is functioneel beheer altijd gericht op het begeleiden en borgen van deze veranderingen. In het jaar 2022 zijn er verbeteringen doorgevoerd in het zaaksysteem, in het bijzonder, het proces van bestuurlijke besluitvorming. Tevens is “de workshop” zaaksysteem voor nieuwe medewerkers ingevoerd welke als zeer succesvol kan worden beschouwd.  Ook is er veel input gegeven om het proces in- en uitdiensttreding van medewerkers naar een hoger niveau te brengen.

De vakgroep GEO-informatiebeheer heeft er in 2022 o.a. voor gezorgd dat de makelaarsuite van PinkRoccade naar de cloud is gegaan. Dit was een omvangrijk project waarbij meerdere applicaties betrokken waren (koppeling met makelaarsuite). Dit project heeft veel tijd gevergd maar door een gedegen voorbereiding is dit zeer soepel verlopen. Tijdens het project werd er zelfs een externe partij gehackt waarbij onze organisatie de koppeling tijdig vanuit de leverancier had ontkoppeld. Daarnaast is ook Neuron Stelsel Registratie van Vicrea naar de cloud gegaan. Dit betreft de modules BAG en BGT.

De vakgroepen DIV, FB & GEO hechten waarde aan het maken van keuzes op basis van meerwaarde en het bewust kiezen waar deze op in te zetten. Haalbaarheid staat hierbij voorop. Momenteel lopen er veel projecten en gebeurt er veel op het gebied van het centraliseren van informatiestromen en de inzet van vakapplicaties. De vindbaarheid, leesbaarheid, bruikbaarheid, kwaliteit, beschikbaarheid, toegankelijkheid en transparantie van al deze applicaties is (nog) niet geborgd. Een grote uitdaging om daar met veel energie een mooie slag in te maken. Zo wordt er ook gewerkt aan een I-Visie en
I-beleid, aangevuld met een portfolio zodat de organisatie de informatie en archiefbeheer naar een (nog) hoger niveau gaat tillen.

Met de inzet van de Moderne Werkplek aan de ene kant, en een toename van het aantal applicaties als een SaaS oplossing aan de andere kant, is het hebben van een bekabelde netwerkverbinding niet langer een vereiste.  De kwaliteit, veiligheid en betrouwbaarheid van een Wi-Fi netwerk wordt steeds belangrijker, en ook daar hebben we in 2022 de nodige verbeterslagen in doorgevoerd.
Voor de vaste externe verbindingen maken we, naar tevredenheid, gebruik van de gezamenlijke aanbesteding van GT Vaste Communicatie.

Binnen de Servicedesk was de werkvoorraad dusdanig opgelopen dat er in 2022 met een extra medewerker. Daardoor zijn er binnen de Servicedesk 3 enthousiaste collega's die zich elke dag inzetten om de ICT-dienstverlening op een zo hoog mogelijk te houden. Belangrijkste taak is het beantwoorden van technische vragen, het oplossen van verstoringen (printers, programmatuur) en de uitgifte van de benodigde hardware (notebook, telefoon, etc.).

Daarnaast biedt de Servicedesk sinds 2021 structureel een stageplaats aan voor leerlingen en studenten die ervaring willen opdoen in het werken bij een Servicedesk. Een welkome aanvulling binnen het team dat zich, naast deze meldingen uit de eerste lijn, ook werkzaamheden uitvoert binnen IT-werkplekbeheer en de collega's van Automatisering ondersteunt.